สถานการณ์โรคระบาด Covid-19 ยังคงส่งผลกระทบรุนแรงต่อประชาชนทั่วโลกอย่างต่อเนื่อง ผู้คนจำนวนมากจำเป็นต้องอยู่แต่ในที่พักอาศัย “องค์กร” ก็ต้องปรับวิธีการทำงานเพื่อความปลอดภัยของพนักงาน และเพื่อให้ธุรกิจยังดำเนินต่อไปได้ การ Work From Home กลายมาเป็นส่วนหนึ่งของสังคมไปแล้วในตอนนี้ หลายคนหลายองค์กรก็เริ่มมีประสบการณ์การทำงานจากที่บ้านเป็นครั้งแรก การเปลี่ยนวิธีการทำงานมาเป็นการทำงานระยะไกลอย่างกระทันหัน หลายบริษัทอาจยังไม่คุ้นชิน และพบว่าค่อนข้างยากในการปรับตัว
สถานการณ์เช่นนี้ ThoughtWorks บริษัทที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยี ที่มีสำนักงานตั้งอยู่ใน 13 ประเทศทั่วโลก รวมถึงประเทศไทย จึงแบ่งปันประสบการณ์การทำงานแบบติดต่อสื่อสารทางไกล กับทีมงานทั่วโลกในช่วง 20 กว่าปีที่ผ่านมา เพื่อเป็นแนวทางให้แก่องค์กรอื่นๆ และผู้สนใจ สามารถดาวน์โหลดคู่มือแนะนำวิธีการทำงานระยะไกล หรือ “The Remote Work Playbook” เพื่อไปปรับใช้ในการทำงานของแต่ละคน นอกจากนี้ยังสามารถมองได้ว่าวิกฤตเช่นนี้ อาจเป็นโอกาสที่องค์กรจะได้ทดลองปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานใหม่ ให้สอดคล้องกับยุคสมัยมากขึ้นด้วย
สำหรับเคล็ดลับเมื่อต้อง Work From Home ซึ่ง ThoughtWorks สรุปออกมาให้รู้กันก่อนเบื้องต้นมี 5 ข้อ ดังนี้
1.เตรียมความพร้อมก่อนเริ่มทำงานระยะไกล หากต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานอย่างกระทันหัน อาจเกิดความไม่ราบรื่นบ้างในช่วงแรก ดังนั้น จึงควรลำดับความสำคัญให้ดี และสื่อสารสถานการณ์ให้ชัดเจน รวมทั้งจัดสอนวิธีการใช้เครื่องมือออนไลน์ต่างๆ ที่สำคัญให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานทำงานต่อจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากใครสามารถทำงานจากระยะไกลได้เลย ก็ให้เริ่มได้ทันที
2.จัดหาอุปกรณ์และเครื่องมือที่ครบครัน องค์กรต้องเตรียมความพร้อม จัดหาอุปกรณ์และเครื่องมือทำงานออนไลน์ให้พนักงาน ทั้งด้านฮาร์ดแวร์อย่างคอมพิวเตอร์และหูฟัง ที่มีประสิทธิภาพ การเข้าถึงสัญญาณอินเทอร์เน็ตหรือ VPN ในกรณีที่จำเป็น การจัดการด้านความปลอดภัยในการเข้าใช้งานระบบต่างๆ และอาจเตรียมเครื่องมือเสริมการทำงานอื่นๆ ด้วย เช่น Zendesk (ซอฟต์แวร์ชื่อดังด้านระบบ Helpdesk หรือเรียกง่าย ๆ ว่า เป็นระบบที่ช่วยในการซัพพอร์ตลูกค้าสำหรับธุรกิจออนไลน์ทุกประเภท Zendesk เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำงานบน Cloud) Jira Service Desk และ Freshdesk เป็นต้น
3.วิธีสื่อสารและรูปแบบการทำงานต่างๆ วิธีการสื่อสารเวลาทำงานระยะไกลนั้น มีหลากหลายรูปแบบและมีเครื่องมือที่เหมาะสมให้เลือกใช้มากมาย ที่ตอบโจทย์การทำงานเหล่านี้ เช่น การสนทนาทั่วไปในทีม (Chat) สามารถใช้ Slack หรือ Google Chat การประชุม การถ่ายทอดสดและการบันทึกวิดีโอ สามารถใช้ Zoom และ MS Teams การสร้างห้องหรือจับคู่สนทนา สามารถใช้ Tuple และ TeamHub บอร์ดและพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกัน บริหารโปรเจค ระดมสมอง สามารถใช้ Trello, Jira, Kanbanize, Monday.com, Jamboard การตรวจสอบ Code ทาง GitHub, GitLab ซึ่งแต่ละเครื่องมือก็มีข้อดีข้อจำกัดแตกต่างกันไป บริษัทต้องตรวจสอบดูความพร้อมและความเหมาะสมของแต่ละเครื่องมือสำหรับสถานการณ์ปัจจุบัน องค์กรต้องกำหนดรูปแบบการทำงานขั้นตอนต่างๆ อย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกคนสามารถทำตามได้ ตั้งแต่การจัดวางแผนตารางงานระยะยาว ตั้งโจทย์การทำงานที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกัน ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน และประชุมเพื่ออัพเดทสถานการณ์รายวัน
4.คอยสนับสนุนและอยู่เคียงข้างบุคลากร เรื่องที่สำคัญไม่แพ้เครื่องมือและกระบวนการ คือพนักงานองค์กรต้องพร้อมสนับสนุนพนักงานเพื่อให้การทำงานราบรื่น มีประสิทธิภาพ และมีประสบการณ์ที่ดี เช่น จัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นให้พนักงานใหม่ทางออนไลน์ เพื่อทำความเข้าใจองค์กรและจับคู่กับพนักงานปัจจุบันที่พร้อมคอยให้คำแนะนำ จัดเวลาให้มีการคุยเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นถามไถ่ความเป็นอยู่เรื่อย ๆ รวมทั้งมีช่วงเวลาที่พนักงานได้ผ่อนคลายและใช้เวลาว่างร่วมกันทางออนไลน์ ทุกวันๆ ละ 15 – 60 นาที เช่น เล่นเกม กีฬา พูดคุยสังสรรค์ หรือ รับประทานอาหารเที่ยงร่วมกันผ่านทางออนไลน์ นอกจากนี้ องค์กรควรมีความยืดหยุ่นและเข้าใจพนักงานที่อาจต้องเผชิญความท้าทายหรือจัดการชีวิตส่วนตัวไปพร้อมกัน เช่น การดูแลลูกที่วิ่งเล่นภายในบ้าน หรือสภาพจิตใจที่เศร้าหมองจากเหตุการณ์ต่างๆ เป็นต้น
5.การความคาดหวังกับบุคคลอื่น นอกจากการติดต่อสื่อสารภายในแล้ว องค์กรควรสื่อสารกับบุคคลที่เกี่ยวข้องภายนอกอย่างต่อเนื่อง และพูดคุยเพื่อปรับเปลี่ยนแผนงานและเป้าหมายให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป มีการบันทึกการประชุมและความเคลื่อนไหวไว้เพื่อแจ้งความคืบหน้าต่างๆ อย่างสม่ำเสมอ
ทั้งนี้ Covid-19 ถือเป็นสถานการณ์ที่แตกต่างจากปกติทั่วไป จึงต้องมีการปรับใช้ให้เหมาะสม และที่สำคัญคือจำเป็นต้องปรับตัวอย่างเร่งด่วน
ดาวน์โหลด “The Remote Work Playbook” ของ “ThoughtWorks” ฉบับเต็มได้ที่: http://www.thoughtworks.com/remote-work-playbook
